Release 25.2 MAIS-Flexis

Wat is er nieuw in MAIS-Flexis in Release 25.2

Release 25.2 bestaat uit wijzigingen in veel verschillende onderdelen van MAIS-Flexis. Er is onder andere gewerkt aan het toevoegen van de uitvoerdefinities, verbeteringen in de aanvraagprocessen en het inrichten van archiefeenheidsoorten en flexvelden met relaties.
In dit artikel gaan we in op een aantal veranderingen aangaande de volgende onderwerpen:

• Uitvoerdefinities
• Inrichten van relaties bij archiefeenheidsoorten
• Nieuwe functie voor de studiezaal
• Enkele verbeteringen in Studiezaal en Beschrijven

Wilt u meer weten over de verschillende issues en eventuele technische aanpassingen, lees dan het artikel ‘Laatste wijzigingen en updates’ voor een uitgebreid overzicht van de issues per release.

Beheren

In het beheer zijn deze release een aantal grote toevoegingen gedaan, om weer een stap dichterbij de uitfasering van de desktopapplicatie te komen. Daarnaast zijn in het technisch beheer wat aanpassingen gemaakt. Zo hebben de accesslogging en applicatielogging nu elk een eigen pagina gekregen en zijn er ook enkele verbeteringen doorgevoerd in de inhoud van loggingen bij foutmeldingen.

Uitvoerdefinities

Het beheren en inrichten van uitvoerdefinities wordt beschikbaar onder het menu Inrichten > Algemeen. Deze is toegankelijk voor alle gebruikers met de rol ‘Applicatiebeheerder’.
Er is een overzichtspagina met alle uitvoerdefinities. Voor het aanpassen van een bestaande uitvoerdefinitie wordt een nieuwe bewerkpagina geopend. Anders dan in de desktopversie worden alle bewerkingen in één pagina gedaan, in plaats van over meerdere tabbladen.

De bekende bewerkingen zijn uiteraard ook hier door te voeren. Daarnaast zijn er ook een paar nieuwe features toegevoegd:

• De mogelijkheid om een voorbeelduitvoer te tonen. Hierbij wordt zowel een versie getoond waar alle opgegeven flexvelden waarden bevatten, als een versie met het resultaat wanneer de flexvelden leeg zijn. Hiermee krijgt u gemakkelijker een indruk of de uitvoer volledig is, en kunnen sneller typefouten of vergeten tekens gespot en gecorrigeerd worden.
• Elk uitvoergegeven wordt in één regel getoond, zo blijft alles wat voor een veld is ingericht getoond op een overzichtelijke manier, waar je ook met de tab-toets doorheen kan navigeren. De regels komen in een tabelachtige opmaak onder elkaar, waardoor ook overzichtelijker is waar wat ingevuld is.
• Omdat alles in één pagina getoond wordt zijn er mogelijkheden om delen in- en uit te klappen.

• Bij het toevoegen van een flexveld komen de flexvelden van die archiefeenheidsoort bovenaan in de keuzelijst te staan, daarna pas de dummy-velden, om het zoeken naar het juiste veld wat gemakkelijker te maken.

Uiteraard zal in de workshop bij release 25.2 uitgebreid stilgestaan worden bij de werking van de uitvoerdefinities in webapplicatie.

Inrichting relaties bij archiefeenheidsoorten

Het inrichten van archiefeenheidsoorten was al grotendeels mogelijk in de webapplicatie. Dit is nu compleet gemaakt met het laatste staartje: het kunnen toevoegen en beheren van relaties. Hierbij zijn ook enkele veranderingen doorgevoerd ten opzichte van de werking in de desktopapplicatie.
In de inrichtingspagina waren de relaties al wel zichtbaar, hier zijn nu functies bijgekomen om deze te bewerken, te verwijderen en nieuwe toe te voegen.

Daarnaast kunnen flexvelden nu ook ingericht worden als een relatieflexveld. Hiervoor is het scherm om een flexveld aan te maken geheel veranderd. Bij het aanmaken kies je het type veld, en aan de hand van deze keuze volgen benodigde vervolgvelden. Zo hoeft er voor een relatieflexveld geen Formaat en Lengte meer opgegeven te worden. Bij relatieflexvelden naar een onderliggende soort (bijv. personen onder akten) kies je direct de soort, het flexveld wat de relatie aangeeft (doorgaans Rol), en de waarde (bijv. vader, moeder, of geen).

Hiermee hangt samen dat wanneer een keuze voor een relatieflexveld is gemaakt deze niet meer naderhand te wijzigen is. Het is nog wel mogelijk om van een standaardveld een lijst te maken en andersom; omdat hierbij de ingevulde waarden niet verloren gaan. Bij het wisselen van een standaardveld of lijst naar een relatie en andersom waren de ingevulde waarden visueel niet meer zichtbaar voor de gebruiker. Dit is op deze manier netter afgevangen.

Studiezaal

Automatisch een pas aanmaken voor nieuwe bezoekers

Samen met de Groninger Archieven is een functie ontwikkeld waarmee het mogelijk is om voor nieuwe bezoekers automatisch een pasnummer te laten genereren.
In het online aanvragen kunnen bezoekers nu aanvinken dat zij nog geen pasnummer hebben. Deze aanvragen komen nu in MAIS-Flexis binnen onder een specifiek pasnummer. Vanuit hier kan de studiezaalmedewerker bij bezoek alsnog een pas registreren, en de aanvraag verhuizen.
Met de nieuwe functie wordt dit automatisch al gedaan. Wanneer de aanvraag naar MAIS-Flexis wordt gestuurd wordt gecontroleerd op basis van het e-mailadres of er al een pas met dit e-mailadres is. Zo ja, dan wordt de aanvraag daar op geboekt (mits aan alle voorwaarden wordt voldaan). Is er nog geen pas met het betreffende e-mailadres, dan wordt een nieuwe pas aangemaakt. De aanvrager krijgt in de bevestigings-e-mail ook dit pasnummer meegestuurd.
Deze functie is optioneel aan te zetten voor uw aanvraagproces. Voor de werking gelden enkele voorwaarden en er komt wat inrichtingswerk bij kijken. Wilt u hier gebruik van maken, neem dan contact op met support@de-ree.nl. Gebruikt u al het online aanvragen dan zal het inrichtingswerk ca 1 uur tijd bedragen.

Overige

In de aanvraagprocessen zijn meerdere verbeteringen gemaakt aan de afhandeling van verzoeken. Zo is in het mailen van bestanden aangepast dat een aanvrager hetzelfde stuk meermaals kan aanvragen, ook is voor digitaliseringsverzoeken die naar 2DA doorgestuurd worden een verbetering gemaakt in de informatie die overgedragen wordt.

Beschrijven

In Beschrijven zijn enkele verbeteringen doorgevoerd in:

• het gebruik van bijzondere tekens in Zoek & Vervang;
• de te bewerken velden bij een multi-selectie;
• het uitsluiten van prullenbakitems in bepaalde acties.

Rapportages

Rapportage C008 is aangepast zodat deze nu rekening houdt met de topsoort bij het tellen van dubbele voorkomens van inventarisnummers. Zodoende worden nummers uit de archieftoegang en scantoegang met dezelfde code niet door elkaar gehaald.

Uitfasering van de desktopapplicatie

Met de toevoeging van de uitvoerdefinities en de uitbreiding van het beheer van archiefeenheidsoorten zijn we weer een flinke sprong dichterbij het uitfaseren van de desktopversie.
Het applicatiebeheer van de desktopversie blijft voorlopig nog beschikbaar. Wanneer uitfasering hiervan definitief in zicht komt, krijgt u hiervan tijdig bericht.