Hogescholen en Universiteiten
Krijg grip op onderzoeksdata, documenten en archieven, alles in één systeem
Universiteiten beheren dagelijks enorme hoeveelheden informatie: onderzoeksdata, studentendossiers, beleidsdocumenten en historische collecties. Deze informatie kent verschillende bewaartermijnen, toegangsrechten en verantwoordingsplichten en is vaak verspreid over afdelingen, netwerkschijven en losse applicaties.
Met MAIS-Flexis als collectiebeheersysteem worden deze informatiestromen samengebracht in één geïntegreerde en toekomstbestendige omgeving, waarin structuur en veiligheid centraal staan.
Herken je dit?
Onderzoeksresultaten staan op persoonlijke drives, beleidsdocumenten in Teams en archieven zijn ondergebracht in aparte systemen. Data is moeilijk terug te vinden en de juiste versie vinden kost tijd. Afdelingen werken met eigen tools en structuren, waardoor informatie versnipperd raakt en risico’s ontstaan voor behoud, privacy en compliance.
Je bent niet de enige. Veel universiteiten kampen met dezelfde uitdaging: hoe bewaar en beheer je waardevolle onderzoeks- en beleidsinformatie duurzaam en verantwoord, zonder de grip te verliezen?
Van versnipperde informatie naar grip en continuïteit
MAIS-Flexis ondersteunt het volledige informatiebeheer binnen universiteiten. Van het vastleggen en verrijken van onderzoeksdata tot het beheren en archiveren van beleids- en bestuursdocumenten. Informatie wordt gestructureerd opgeslagen, ontsloten en beheerd volgens vastgestelde kaders en richtlijnen.
Het systeem sluit aan op bestaande processen en voldoet aan de eisen van de Archiefwet, de AVG en de FAIR-principes voor onderzoeksdata.
Voordelen:
- Duurzame opslag en preservering van alle typen bestanden
- Waarderen, selecteren en vernietigen volgens archivistische principes
- Beheer en verrijking van metadata en context
- Ondersteuning door training, advies en projectmanagement
- Datamigraties en conversies van bestaande systemen
Meer inzicht, minder beheer
Door te werken met één samenhangend systeem ontstaat overzicht in informatiestromen en duidelijkheid over verantwoordelijkheden. Kennis en onderzoeksresultaten blijven toegankelijk, informatie gaat niet verloren en verantwoording kan aantoonbaar worden afgelegd.
Medewerkers vinden sneller wat ze zoeken en IT-beheer wordt beter beheersbaar en veiliger ingericht.
Archiefbeheer in de praktijk
Onze consultant Mariejanne van Dijk verzorgde recent een training over archiefbeheer binnen universiteiten en hogescholen. In MAIS-Flexis wordt vastgelegd welke archieven blijvend worden bewaard en welke tijdelijk, op basis van selectielijsten.
Blijvend archief wordt beschreven en aangeleverd aan archiefdiensten, terwijl tijdelijk archief wordt beheerd via plaatsingslijsten en archiefblokken. Zo blijft inzichtelijk waar archiefstukken zich bevinden en wie er toegang toe heeft, wat vooral bij grote archiefcollecties veel overzicht en efficiëntie oplevert.
Klaar om controle te krijgen over je informatiebeheer?
Met MAIS-Flexis breng je alle onderzoeksdata, beleidsstukken en archieven samen in één betrouwbaar systeem. Je voldoet aan wet- en regelgeving, werkt efficiënter en houdt grip op je informatie – vandaag én in de toekomst.
Tijdens een vrijblijvend adviesgesprek laten we zien hoe jouw universiteit meer overzicht, veiligheid en tijdswinst bereikt met MAIS-Flexis.
Je ontdekt hoe je bestaande systemen beter kunt benutten en wat de volgende stap is naar duurzaam digitaal informatiebeheer.
