gemeenten
Breng documenten en archieven binnen jouw gemeente samen in één betrouwbaar systeem
Gemeenten werken dagelijks met grote hoeveelheden analoge en digitale informatie. Denk aan zaakdossiers, vergunningen, besluiten, beleidsstukken en historische archieven. Deze informatie staat vaak verspreid over verschillende afdelingen, netwerkschijven en losse applicaties.
Deze informatie heeft pas echt waarde wanneer het met de juiste structuur en in de juiste context beheerd wordt. DE REE ondersteunt gemeenten bij het beheersbaar maken van hun informatiehuishouding met oplossingen en diensten voor alle fasen van informatie-archivering: van ondersteuning van de volledige informatielevenscyclus tot specifieke oplossingen voor archiefmanagement en archivering in een e-Depot.
Herken je dit?
Zaakdossiers staan in het zaaksysteem, documenten op netwerkschijven of in Teams, archieven in aparte applicaties en oude systemen blijven in gebruik omdat uitzetten te risicovol voelt. Elke afdeling heeft zijn eigen werkwijze, waardoor informatie versnipperd raakt en het overzicht ontbreekt.
Veel gemeenten lopen tegen dezelfde vragen aan: hoe voldoen we aan de Archiefwet, hoe houden we informatie toegankelijk voor de lange termijn en hoe voorkomen we dat oude systemen onnodig blijven draaien?
Eén systeem dat overzicht brengt in gemeentelijke informatiestromen
Met MAIS-Flexis als collectiebeheersysteem centraliseer je het informatiebeheer binnen je gemeente. Van digitale dossiers en gescande documenten tot archieven die langdurig bewaard moeten blijven. Alles komt samen in één gebruiksvriendelijk systeem.
Hiermee ontstaat grip op informatiestromen, voldoe je aan wet- en regelgeving, kunnen oude systemen gecontroleerd worden uitgefaseerd en blijft informatie toegankelijk voor de lange termijn.
Ondersteuning voor gemeentelijke processen
MAIS-Flexis en de oplossingen van DE REE sluiten aan op de praktijk binnen gemeenten, waaronder:
- Archief- en collectiebeheer
Beschrijven, bewerken, beheren en toegankelijk maken van analoge en digitale archieven en collecties.
- Vergunningen
Beschrijven, bewerken, beheren, verrijken en beschikbaar stellen op maat van vergunningen en zaakgerelateerde informatie.
- Woo-verzoeken
Beschrijven en bewerken van Woo-verzoeken met geanonimiseerde documenten en slagvaardig publiceren op diverse platforms.
- Videotulen
Verwerken van videotulen met agendapunten, documenten, sprekersinformatie en mediabestanden in het e-Depot en publiceren.
- e-Depot
Opnemen en duurzaam opslaan van digitaal archiefmateriaal, conserveren en preserveren, waarderen en vernietigen en beschikbaar stellen op maat.
- Migratie legacy-systemen
Waarborgen en duurzaam opslaan van analoog en digitaal archiefmateriaal, opschonen, verrijken, waarderen en vernietigen en op maat publiceren.
- Anonimiseren
Gebruikmaken van toepassingen voor het anonimiseren en deze processen optimaal ondersteunen.
Gerhard over archief bij gemeente Veldhoven
Gemeenten werken met verschillende soorten informatie die niet alleen vandaag nodig zijn, maar ook voor de toekomst bewaard moeten blijven. Videotulen, besluiten en dossiers uit zaaksystemen vragen daarbij om samenhang en zorgvuldige bewaring.
In deze casus beschrijft Gerhard Hijszeler, operationeel directeur bij DE REE, hoe een gemeente deze informatie van dagelijks gebruik naar duurzame bewaring heeft gebracht en hoe context en toegankelijkheid daarbij behouden blijven.
Klaar om grip te krijgen op informatiebeheer binnen jouw gemeente?
Met MAIS-Flexis breng je documenten en archieven samen in één betrouwbaar systeem. Je voldoet aan wettelijke verplichtingen, werkt efficiënter en zorgt dat informatie beschikbaar blijft, nu en in de toekomst.
Tijdens een vrijblijvend adviesgesprek kijken we samen naar jullie situatie en bespreken we welke stappen passend zijn voor jouw gemeente.
Wil je meer weten? In het artikel Wanneer digitale informatie een risico voor gemeenten wordt legt Gerhard Hijszeler uit hoe gemeenten grip krijgen op digitale informatie met een (pr)e-Depot.
