Toekomstbestendig archiefbeheer met één archiefbeheersysteem
Hoe gemeente Tynaarlo haar archief toekomstbestendig maakte
Veel gemeenten herkennen het: een nieuw archiefbeheersysteem wordt aanbesteed en geïmplementeerd, maar het oude blijft nog jaren ‘voor de zekerheid’ bestaan. Ondertussen stapelen digitale dossiers zich op, groeit het aantal applicaties en wordt het steeds lastiger om grip te houden op opslag voor de lange termijn. En dan is er ook nog het papieren verleden dat beheerd moet worden.
Van drie gemeenten naar één archief
“De gemeente Tynaarlo is een treffend voorbeeld van een gemeente die beide kanten in één aanpak samenbrengt”, vertelt Gerhard Hijszeler, operationeel directeur van DE REE.
“Tynaarlo ontstond in 1998 uit een fusie van Eelde, Zuidlaren en Vries. Het analoge archief van deze rechtsvoorgangers moest beheerd worden, en dat doet de gemeente al ruim twintig jaar in ons archiefbeheersysteem.”
MAIS-Flexis
“Wat deze casus zo mooi maakt, is dat Tynaarlo één van de gemeenten is die haar oude archief zelf beheert. Dat doen niet alle gemeenten, maar het kan wel. En wij bieden daar een oplossing voor. Het analoge archief werd ondergebracht in MAIS-Flexis, ons archiefbeheersysteem. Daarmee was de basis op orde, maar ondertussen ontwikkelde de digitale werkelijkheid zich verder.”
De groei van digital legacy
“Zoals bij veel gemeenten werden vakapplicaties vervangen door nieuwe systemen. Bij de gemeente Tynaarlo maakt Verseon plaats voor een opvolger, en Squit XO werd uitgefaseerd. Maar de informatie in die systemen moest wel bewaard blijven”, legt Gerhard uit. “En dat is typisch hoe het gaat: een gemeente neemt een nieuw systeem in gebruik, maar het oude blijft bestaan. Processen worden afgesloten, maar je moet er nog wel bij kunnen. Zo krijg je meerdere legacy systemen naast elkaar.”
Verschillende risico’s
Dat bracht risico’s met zich mee:
- afhankelijkheid van verouderde applicaties
- versnipperde opslag van digitale dossiers
- onzekerheid over bewaring voor de lange termijn
De vraag werd steeds urgenter: hoe borg je deze digitale informatie voor de lange termijn, zonder meerdere systemen in de lucht te houden?
De afweging: wél bewaren, maar niet blijven draaien
“Tynaarlo wilde één centrale oplossing. Geen losse applicaties meer, geen afhankelijkheid van leveranciers van oude systemen, maar duurzame opslag in een archiefomgeving”, vervolgt Gerhard zijn verhaal. “De kracht zit hem erin dat je het samenbrengt. Ze hadden Verseon en Squit XO: die zijn nu beide gemigreerd naar onze oplossing. Er hoeven niet langer twee systemen onderhouden te worden, want er is nu één centraal archiefbeheersysteem.”
Migratie naar één centraal archiefbeheersysteem
In 2018 werd de eerste grote stap gezet: de migratie van Verseon naar MAIS-Flexis. Dossiers en documenten werden overgebracht en duurzaam – dat wil zeggen: voor de lange termijn – opgeslagen. In 2024 volgde Squit XO. Dit was een omvangrijke migratie: tussen de 15.000 en 20.000 dossiers en circa 150.000 documenten uit de periode 2010–2022. “Die data hebben we duurzaam opgeslagen in het archiefbeheersysteem”, zegt Gerhard. “Daarmee is de digitale informatie gewaarborgd. Dat is uiteindelijk de grootste winst.”
Slim omgaan met procesinformatie
Gerhard: “Bij de migratie van Squit XO speelde nog een bijzondere wens. Vakapplicaties bevatten veel procesinformatie, maar niet alle procesdata is archiefwaardig. Een vakapplicatie ondersteunt processen, en voor het archief is vooral de inhoudelijke informatie van belang. Procesinformatie is vaak minder relevant. Toch wilde de gemeente die informatie niet volledig verliezen. De oplossing was even praktisch als doordacht: we hebben alle procesinformatie per dossier verzameld en samengebracht in één pdf-document. Dat document is toegevoegd aan het dossier in MAIS-Flexis. Zo blijft alles beschikbaar, zonder dat je je archiefsysteem vervuilt met overbodige metadata. Het resultaat: overzicht én behoud van context.”
Publiek en intern: één keten
Wat deze casus extra bijzonder maakt, is de combinatie van oud en nieuw archief in één keten. Het analoge archief van Tynaarlo is publiek zichtbaar via archieven.nl. Het meer recente, digitaal geboren archief uit de gemigreerde vakapplicaties is intern ontsloten via het klantenportaal. “Ze gebruiken eigenlijk onze volledige keten”, zegt Gerhard. “Het oude archief is openbaar, het digitale materiaal is intern beschikbaar. Maar alles wordt beheerd vanuit hetzelfde systeem.”
Het resultaat: rust, overzicht en toekomstbestendigheid
Voor de gemeente Tynaarlo betekent dit:
- één centraal archiefbeheersysteem voor analoog én digitaal archief
- geen legacy systemen meer in beheer
- voor de lange termijn opgeslagen digitale informatie
- voorbereid op waardering en vernietiging
- klaar voor toekomstige migraties
“Mocht er nog een applicatie uitgefaseerd worden, dan weten ze nu dat daar een oplossing voor is”, aldus Gerhard. “Dat geeft rust.”
Zet versnippering over in overzicht
“Dit is voor ons een hele mooie casus”, besluit Gerhard. “Omdat het laat zien dat je zowel een analoog archief als digital legacy beheersbaar kunt maken. In één oplossing.”
Is deze situatie herkenbaar voor jouw gemeente? Neem contact op met DE REE voor een vrijblijvend gesprek en ontdek welke oplossing bij jouw situatie past.
