Hoe gemeenten grip houden op grote hoeveelheden data
Hoe gemeenten grip houden op grote hoeveelheden data
Gemeenten werken dagelijks met grote hoeveelheden digitale informatie. Zaakdossiers, bouwdossiers, metadata en bestanden ontstaan in verschillende systemen en moeten uiteindelijk toegankelijk, overzichtelijk en duurzaam bewaard blijven, maar hoe zorg je ervoor dat die informatie goed overgaat naar een nieuwe omgeving, zonder dat gegevens verloren raken of gebruikers vastlopen?
Voor Coen Becker, consultant bij DE REE, draait dat vraagstuk om structuur, inzicht en samenwerking.
Van ruwe data naar overzicht
Coen houdt zich binnen DE REE vooral bezig met datamigraties en het structureren van informatie. Daarbij werkt hij op het snijvlak van techniek, data en klantcontact. ’Vaak krijgen we grote hoeveelheden data aangeleverd vanuit oude systemen’, vertelt Coen. ‘Dat kan een database zijn, een exportbestand of een verzameling dossiers. De uitdaging is om die informatie zo over te zetten dat het logisch, toegankelijk en bruikbaar blijft voor de organisatie.’
Dat gaat verder dan alleen bestanden verplaatsen. Juist de structuur achter de informatie speelt een belangrijke rol. ‘Een losse Excelregel zegt voor gebruikers eigenlijk weinig. Je wilt dat mensen straks direct zien: dit is een dossier, dit hoort erbij en zo vind ik het terug.’
Migreren zonder informatieverlies
Bij migraties kijkt DE REE samen met organisaties welke informatie mee moet naar de nieuwe omgeving en hoe deze ingericht wordt. Daarbij ontstaan vaak praktische vraagstukken. ‘Data is bijna nooit zo netjes als je zou willen’, legt Coen uit. ‘Er staan dubbele gegevens in, metadata ontbreekt of informatie is anders opgebouwd dan in het nieuwe systeem. Dan ga je samen kijken: wat is belangrijk, wat moet behouden blijven en hoe maken we het logisch voor gebruikers?’
Ook beschikbaarheid tijdens een migratie is belangrijk. Gemeenten moeten vaak gewoon door kunnen werken terwijl data wordt overgezet.
Gemeente Veldhoven: prioriteiten aanbrengen
Een mooi voorbeeld daarvan was een project bij de gemeente Veldhoven. Daar werd informatie uit een oud documentmanagementsysteem overgezet naar MAIS-Flexis. ‘We hebben samen gekeken welke informatie als eerste beschikbaar moest zijn. Voor Veldhoven waren dat de bouwdossiers. Die hebben we daarom prioriteit gegeven tijdens het overzetten.’
Door bestanden alvast vooraf te uploaden, kon een deel van het proces al starten terwijl de verdere inrichting nog werd uitgewerkt. ‘Zo houd je de doorlooptijd zo kort mogelijk en zorg je dat gebruikers snel weer toegang hebben tot de belangrijkste informatie.’
Gemeenten steeds meer zelf laten beheren
Volgens Coen verandert ook de rol van gemeenten in dit soort trajecten. Waar migraties vroeger vooral door externe partijen werden uitgevoerd, ziet hij dat organisaties steeds meer zelf willen doen.
Bij de gemeente Zaanstad begeleidde DE REE een traject waarbij de gemeente veel onderdelen zelf kon uitvoeren binnen MAIS-Flexis. ‘We hebben samen een model ingericht waarmee zij zelf dossiers konden verwerken en migreren. Daardoor blijft kennis binnen de organisatie aanwezig en kunnen ze later ook zelfstandig verder.’
Dat past volgens Coen goed bij de ontwikkeling die hij steeds vaker ziet. ‘Gemeenten willen grip houden op hun informatie en processen. Door informatie eerder goed te structureren en klaar te zetten in een pre depot, wordt de stap naar duurzame archivering later veel kleiner.’
Informatie toegankelijk houden
Uiteindelijk draait het volgens Coen niet alleen om techniek, maar vooral om toegankelijkheid. ‘Gebruikers moeten informatie eenvoudig terug kunnen vinden. Of dat nu medewerkers binnen een gemeente zijn of mensen die later archiefinformatie raadplegen. Daar werk je uiteindelijk naartoe.’
Juist die combinatie van puzzelen met data, samenwerken met klanten en bouwen aan overzicht maakt het werk voor hem interessant. ‘Elke migratie is anders. Dat maakt het uitdagend, maar ook mooi om te doen.’
Meer weten over hoe gemeenten omgaan met datamigraties en digitale toegankelijkheid binnen archiefbeheer? We delen graag onze ervaringen en denken mee over praktische oplossingen. Neem gerust contact met ons op.
