Waar veel organisaties enige tijd nodig hebben voordat er een definitieve beslissing valt, verliep dit traject opvallend vlot. “Bij het Nationaal Archief Curaçao ontstond er eigenlijk meteen vertrouwen over en weer. Dat maakte dat het project snel in beweging kwam.”

Niet alleen software, maar ook begeleiding

Volgens Yvonne begint elk traject met goed luisteren. Wat zoekt een organisatie precies? Waar lopen medewerkers in de dagelijkse praktijk tegenaan? En welke oplossing past daar werkelijk bij?

“Veel organisaties weten in eerste instantie niet precies wat er allemaal mogelijk is. MAIS-Flexis is breed inzetbaar en beheert de processen van A tot Z.
Van het beschrijven en beheren van papieren archieven en collecties, gedigitaliseerd en digital born materiaal.
De (pr)é-depot- en de e-depotfunctionaliteit maakt integraal onderdeel uit van de applicatie. Tot slot is het ook nog mogelijk de openbare archieven en collecties te publiceren op de eigen website in de eigen huisstijl en/of op archieven.nl en de beperkt toegankelijke archieven en collecties middels een klantenportaal te (laten) raadplegen.
Daarom beginnen we altijd met gesprekken en demo’s, om goed inzicht te krijgen in de specifieke behoefte van de organisatie.”

Bij het Nationaal Archief Curaçao bleef het niet bij één kennismakingsgesprek. Er volgden meerdere contactmomenten waarin vragen werden besproken, verwachtingen werden afgestemd en zorgen werden weggenomen. “Ik zat in het voortraject regelmatig met hen om tafel. Soms maar een kwartier. Gewoon even bespreken wat de huidige stand van zaken was, waar zij of wij tegenaan liepen en hoe we daar samen verder in konden komen. Dat persoonlijke contact maakt het verschil.”

Samen blijven schakelen

Vanaf de start van het project is DE REE nauw betrokken, niet alleen vanuit accountmanagement, maar ook vanuit de verschillende specialismen binnen het bedrijf.

“De implementatie doe je echt samen,” legt Yvonne uit. “Collega’s verzorgen conversies, trainingen en het aanmaken en inrichten van de omgeving. Iedereen heeft daarin zijn eigen expertise.”

Ook de fysieke afstand vormde geen obstakel. Een collega van DE REE reisde af naar Curaçao om trainingen op locatie te verzorgen en gebruikers persoonlijk te begeleiden bij het werken met de applicatie. “Door meteen mee te denken in mogelijkheden houd je de vaart erin. Dat heeft hier heel goed gewerkt.”

Van onboarding naar langdurige samenwerking

Voor Yvonne stopt een traject niet zodra een systeem live staat. Juist daarna blijft het contact wezenlijk. “Na de implementatie en de ingebruikname van het systeem plan ik opnieuw gesprekken in. Hoe bevalt het werken met de applicatie? Waar lopen mensen nog tegenaan? Zijn er ontwikkelingen binnen de organisatie waarbij wij kunnen helpen?”

Dat persoonlijke contact typeert volgens haar de werkwijze van DE REE als geheel. “We zijn misschien wat bescheiden in hoe we ons presenteren, maar klanten weten wel dat ze op ons kunnen bouwen. Als wij zeggen dat iets kan, dan zorgen we ook dat het werkt. En als iets niet kan, dan zijn we daar eerlijk over.”

Enthousiasme voor het vak

Wat Yvonne misschien nog wel het mooiste vindt aan haar werk, is het enthousiasme van de mensen met wie ze samenwerkt. “Of het nu gaat om een archiefdienst, een gemeente, een erfgoedorganisatie of mijn eigen collega’s: mensen zijn gepassioneerd met hun vak bezig. Iedereen voelt zich verantwoordelijk en wil informatie goed bewaren en toegankelijk houden. Dat enthousiasme werkt aanstekelijk.”

Voor DE REE draait informatiebeheer uiteindelijk niet alleen om systemen en software, maar vooral om samenwerken, samen ontwikkelen, vertrouwen opbouwen en blijven ondersteunen waar dat nodig is. “Je wilt dat organisaties met vertrouwen verder kunnen. Dat ze weten: onze informatie is veilig, toegankelijk en klaar voor de toekomst.”

Benieuwd naar het resultaat? Bekijk hier het online archief van het Nationaal Archief Curaçao.