In de schijnwerpers: Waarderen en Vernietigen

Waarderen en vernietigen

Overheidsorganisaties beheren dagelijks grote hoeveelheden informatie. Niet alles hoeft of mag eeuwig bewaard blijven: daarom is het essentieel om regelmatig te beoordelen welke informatie bewaard moet worden en wat vernietigd mag worden.

Het proces waarbij je bepaalt wat bewaard moet blijven en wat op termijn vernietigd mag worden, heet waarderen en vernietigen, en hiervoor hebben we een specifieke functionaliteit ontwikkeld in ons collectiebeheersysteem. Met deze functionaliteit kunnen we efficiënt en doelgericht omgaan met de uitdagingen van archiefbeheer. Zo houden we collecties relevant, beheersbaar en toekomstbestendig.

Waarom waarderen en vernietigen?

Het doel van waarderen is om te bepalen of informatie blijvend bewaard moet worden of op termijn vernietigd mag worden. Wat vernietigd mag worden, moet zodra de bewaartermijn is verstreken ook echt verwijderd worden.

Dit is niet alleen logisch, het is ook wettelijk verplicht. Artikel 3 van de Archiefwet stelt namelijk het volgende: “De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.”

Door zorgvuldig te waarderen en vernietigen, zorgen organisaties ervoor dat zij voldoen aan de wetgeving en tegelijkertijd hun informatiebeheer efficiënt en transparant houden. Daarnaast biedt vernietigen ook andere voordelen:

• Je voorkomt onnodige opslagkosten: minder records betekent minder ruimte en lagere kosten voor opslag en beheer
• Efficiënter werken: je houdt je archief overzichtelijk en beheersbaar
• Duurzamer beheer: minder dataopslag betekent minder energieverbruik en een lagere CO₂ uitstoot.

Hoe ondersteunt MAIS-Flexis dit?

Ons collectiebeheersysteem MAIS-Flexis biedt een speciale functionaliteit voor waarderen en vernietigen, dit zorgt ervoor dat archiefbeheer efficiënt en gecontroleerd verloopt.

Met de waarderingsfunctionaliteit is het mogelijk om vast te leggen wat bewaard of vernietigd moet worden, en de module Vernietigen zorgt ervoor dat de vernietiging zorgvuldig en gecontroleerd uitgevoerd kan worden.

Bij het waarderen bepaal je per archiefrecord of het blijvend bewaard moet worden of op termijn vernietigd mag worden. Als je kiest voor vernietigen, geef je een bewaartermijn op. Op basis daarvan rekent het systeem automatisch de vernietigingsdatum uit. Met de waarderingsfunctionaliteit kunnen dus eenvoudig beschrijvingen worden gewaardeerd en dat kan stuk voor stuk óf in bulk. De waarderingsfunctionaliteit is een vereiste voor de module Vernietigen.

De vernietigingsmodule zorgt ervoor dat het vernietigen zorgvuldig verloopt. Met de module vernietigen is het mogelijk om de records die volgens de waarderingsfunctionaliteit zijn gewaardeerd te vernietigen. Naast de beschrijvingen worden hierbij, indien aanwezig, ook gerelateerde fysieke stukken, digitale documenten en rechtstreeks gekoppelde documenten vernietigd.

Vernietigen is een onomkeerbaar proces en hierdoor vergt het een goede voorbereiding, de module houdt hier rekening mee. Met het doorlopen van de verschillende stadia borgen we het proces van vernietiging en passen we het 4-ogenprincipe toe. Dit betekent dat de ene gebruiker een vernietigingslijst samenstelt, waarna een andere gebruiker de vernietiging accordeert (of niet).

Kortom: waarderen en vernietigen is een cruciale stap in modern archiefbeheer en informatiemanagement. Wil je meer weten over hoe MAIS-Flexis jouw organisatie kan helpen met waarderen en vernietigen? Neem dan gerust contact met ons op via info@de-ree.nl.