Waarderen en vernietigen

Sinds Release 23.4 zijn er twee nieuwe functionaliteiten beschikbaar in MAIS-Flexis, namelijk de waarderingsfunctionaliteit en de module Vernietigen. In dit artikel willen we kort de nieuwe functies toelichten.

Waarderingsfunctionaliteit

Met de waarderingsfunctionaliteit is het mogelijk om beschrijvingen in bijvoorbeeld uitgeplaatste (dynamische en/of semi-statische) archieven te waarderen. Met andere woorden, bepalen of de beschrijving voor vernietiging in aanmerking komt, of blijvend bewaard moet blijven. De functionaliteit moet per top/toegang aangezet worden door een vinkje aan te zetten bij de Instellingen onderaan de beschrijfpagina in de module Beschrijven.

Bij de inrichting van de archiefeenheidsoort moet er per soort, die gewaardeerd moet worden, ook de functiegroep ‘Waardeerbaar’ toegekend worden.

Eventueel kan ook de functiegroep ‘Proces’ worden aangevinkt als de beschrijving een proces betreft. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de aanvraag voor een rolstoel. Het aanvraagproces is wellicht nog niet gesloten, maar de beschrijving van de aanvraag kan wel alvast gewaardeerd worden ter vernietiging. Door het aanvinken van deze twee functiegroepen zal er een vijftal extra flexvelden worden aangemaakt bij de archiefeenheidsoort in kwestie.

In het flexveld ‘Proces gesloten’ kan met een Ja/Nee-waarde aangegeven worden of het proces is gesloten. De ‘Dossierstatus’ geeft feitelijk de waardering van de beschrijving weer, namelijk ‘Vernietigbaar’ of ‘Bewaren’. In het flexveld ‘Bewaartermijn’ vult men de tijdelijke bewaartermijn in, bijvoorbeeld 20 jaar. Vervolgens wordt het flexveld ‘Vernietigingsdatum’ uitgerekend aan de hand van de termijn van 20 jaar + het eindjaar + 1. In het bovenstaande voorbeeld heeft dus de beschrijving in kwestie een eindjaar van 1920, immers 1941-20-1 = 1920. Het flexveld ‘Reden waardering’ is een vrij in te vullen veld.

Met de waarderingsfunctionaliteit kunnen dus eenvoudig beschrijvingen worden gewaardeerd en dat kan stuk voor stuk óf in bulk. De waarderingsfunctionaliteit is een vereiste voor de module Vernietigen.

Module vernietigen

De module Vernietigen maakt het mogelijk om beschrijvingen, gewaardeerd met de waarderingsfunctionaliteit, te vernietigen conform de archiefwet en -regelgeving. Naast de beschrijvingen zullen indien aanwezig ook o.a. gerelateerde fysieke stukken, digitale documenten en rechtstreeks gekoppelde bestanden worden vernietigd, zowel uit MAIS-Flexis als van de MAIS-Duurzame Digitale Opslag (MAIS-DDO). Het vernietigen van rechtstreeks gekoppelde bestanden en digitale documenten van MAIS-DDO geldt overigens alleen voor SaaS-klanten.

Vernietigen is een onomkeerbaar proces en hierdoor vergt het een goede voorbereiding. De module houdt hier, door verschillende stappen in het vernietigingsproces te onderscheiden, rekening mee:

Voorbereiding;
Aanmaken van een registratie van voorgenomen vernietiging;
Opstellen van de vernietigingscriteria;
Vullen van de vernietigingslijst;
- Eventuele blokkades oplossen
Een drietal controles:
- Bedrijfsmatige controle;
- Archivistische controle en
- Bestuurlijke controle c.q. vaststelling.
Goedkeuring door een tweede MAIS-Flexis gebruiker en de
Daadwerkelijke vernietiging.

Met het doorlopen van deze verschillende stadia borgen we het proces van vernietiging. Een goede voorbereiding is het halve werk, zo ook hier. De module Vernietiging werkt uitsluitend in combinatie met de waarderingsfunctionaliteit. Het spreekt voor zich dat het flexveld ‘Vernietigingsdatum’ gevuld moet zijn.

Na een registratie van de voorgenomen vernietiging kunnen de vernietigingscriteria worden ingegeven. Dat kan een specifieke vernietigingsdatum zijn, bijvoorbeeld ‘15-05-2024’, of een heel kalenderjaar. Dit kan natuurlijk ook worden gecombineerd met één specifieke toegang. Vervolgens kan de vernietigingslijst worden samengesteld.

Met het samenstellen van de vernietigingslijst kan er op blokkades gestuit worden, deze zullen eerst moeten worden opgelost om verder te kunnen. Een voorbeeld van een blokkade is dat een dossier voor vernietiging in aanmerking komt, maar dat een onderliggende beschrijving juist blijvend bewaard moet worden. Een ander voorbeeld is dat het proces niet is afgesloten. Het opruimen van de blokkades is een voorwaarde voor de daadwerkelijke vernietiging.

Vervolgens start de controlefase. Een dossier kan voor vernietiging in aanmerking komen, maar vanwege bedrijfsmatig belang nog even worden uitgezonderd van vernietiging. Een archivistische controle volgt op de bedrijfsmatige controle en de bestuurlijke controle is feitelijk de neerslag van de bestuurlijke besluitvorming. De applicatiebeheerder kan beslissen welke controles moeten worden uitgevoerd.

Als alle controles zijn uitgevoerd moet een tweede gebruiker in MAIS-Flexis de voorgenomen vernietiging goedkeuren en pas wanneer dat is gedaan kan de daadwerkelijke vernietiging worden gestart. De vernietiging vindt plaats in zowel MAIS-Flexis als MAIS-DDO.

De module Vernietigen is alleen beschikbaar na het verkrijgen van een speciale productsleutel en het volgen van een online instructie. Deze training duurt een dagdeel en tijdens deze instructie wordt in detail de werking van de module toegelicht. Neem gerust contact met ons op via support@de-ree.nl als er vragen zijn of wanneer jullie voornemens zijn om de module te gaan gebruiken.

Met de module Vernietigen ondersteunt MAIS-Flexis ook de opname van uitgeplaatste archieven, immers periodiek kan de module worden gebruikt om de vernietiging uit te voeren conform de archiefwet- en regelgeving.