Van videotulen tot zaaksysteem: archief Veldhoven up-to-date

Van videotulen tot zaaksysteem: archief Veldhoven up-to-date

Wat zijn videotulen eigenlijk?

Raadsvergaderingen zijn al eeuwenlang de plek waar besluiten worden genomen die het leven in een gemeente direct beïnvloeden. Waar ooit papieren notulen volstonden, worden vergaderingen tegenwoordig op video vastgelegd. “Videotulen zijn in feite de notulen van een raadsvergadering, maar dan in filmvorm”,  legt de operationeel directeur uit. “Het gaat echter niet alleen om de beelden. Elke vergadering kent voorbereidende documenten, agenda’s en besluitenlijsten, vaak vergezeld door ondertiteling zodat de informatie ook toegankelijk is voor slechthorenden. Al deze data samen vormt een rijke bron van informatie die zowel actueel als historisch van waarde is.”

Waarom voor de lange termijn bewaren zo complex is

“Digitale duurzaamheid, zoals we in archieftaal het voor de lange termijn bewaren aanduiden, blijkt in de praktijk minder vanzelfsprekend dan men denkt. Bestanden raken verouderd, standaarden veranderen en opslagsystemen worden vervangen. We weten niet of een pdf of mp4 over tien jaar nog gangbaar is”,  zegt Hijszeler. “Daarom moet je niet alleen opslaan, maar ook preserveren: zorgen dat bestanden geconverteerd kunnen worden naar nieuwe formaten zonder dat de inhoud verloren gaat. Ons e-Depot is ingericht met die gedachte. Bestanden worden op drie geografisch gescheiden locaties opgeslagen, met glasvezelverbindingen ertussen. Valt één locatie uit, dan kan de data altijd worden gereconstrueerd. Zo garanderen we continuïteit en zekerheid, zelfs op de lange termijn.”

De uitdaging van Veldhoven

De gemeente Veldhoven kampte met een herkenbaar probleem: de data uit een vroeger gebruikt systeem was alleen nog beschikbaar op een hard disk. De bestanden waren onvoldoende geborgd en bovendien ontoegankelijk voor burgers. “Er was geen professionele back-up en inwoners konden er niet bij, terwijl dit cruciale democratische informatie is. Bovendien was de structuur van de data bijzonder complex. Videotulen bestaan uit een combinatie van video, ondertiteling, documenten behorende bij agendapunten en metadata. Die verschillende elementen moeten niet alleen veilig worden opgeslagen, maar ook op een samenhangende manier toegankelijk blijven.”

Migratie naar het e-Depot

DE REE ontwikkelde voor Veldhoven een verwerkingsmodel om de oude data naar het e-Depot te migreren. Dat model zorgt ervoor dat alle bestanden in samenhang worden verwerkt en voorzien van de juiste metadata. Gerhard: “Op die manier zijn de bestanden niet alleen veiliggesteld, maar ook vindbaar. Burgers kunnen nu eenvoudig terugvinden welke besluiten in het verleden zijn genomen, inclusief de bijbehorende documenten en video’s.”

Belangrijk is dat het proces herhaalbaar is. Nieuwe datasets, bijvoorbeeld van latere raadsvergaderingen, kunnen volgens hetzelfde stramien worden toegevoegd. Dat betekent dat de gemeente in de toekomst zelf periodiek vergaderingen kan overbrengen naar het e-Depot, zonder telkens een complex project te hoeven opstarten. 

Uniformiteit en metadata: de sleutel tot toegankelijkheid

Een van de grootste technische uitdagingen waar DE REE mee te maken heeft, is de diversiteit van systemen bij gemeenten. Elke applicatie hanteert eigen standaarden en formaten. “Een sprekend voorbeeld is de manier waarop een datum wordt vermeld. De ene bron schrijft 25-09-2025, de andere 2025-09-25 of 25 september 2025. Als je die niet uniformeert, kun je nooit goed zoeken of sorteren. Wij zorgen ervoor dat zulke gegevens worden opgeschoond en gestandaardiseerd, waardoor er een toegankelijke collectie ontstaat.

Metadata maakt het mogelijk gericht te zoeken op onderwerpen of besluiten. Gerhard noemt het voorbeeld van de bouw of uitbreiding van ASML-gebouwen in Veldhoven: “Als je daarop zoekt, wil je direct de vergaderingen terugvinden waarin daarover besloten is. Dat is precies wat goede metadata mogelijk maakt.”

Meer dan alleen videotulen

Hoewel de casus in Veldhoven begon met videotulen, wordt er inmiddels ook gewerkt aan de migratie van dossiers uit een oud zaaksysteem. Denk aan bouwvergunningen en andere besluiten die jarenlang zijn opgeslagen. “Veel gemeenten hebben tientallen applicaties die in de loop der tijd vervangen worden. De oude systemen blijven dan vaak als een soort erfenis bestaan: er wordt niet meer in gewerkt omdat zaken zijn afgesloten. Wij zorgen ervoor dat die informatie behouden blijft én dat gemeenten die oude systemen kunnen uitfaseren. Dat levert niet alleen archiefzekerheid op, maar ook kostenbesparing: hoe minder verouderde systemen in de lucht hoeven te blijven, hoe efficiënter een gemeente kan werken.”

Toekomst en bredere toepassing

De samenwerking met Veldhoven laat zien dat er voor veel gemeenten vergelijkbare uitdagingen liggen. Oude systemen worden vervangen, maar de informatie moet behouden blijven en toegankelijk zijn. “Het probleem van Veldhoven staat niet op zichzelf. Overal in Nederland worstelen gemeenten met de vraag hoe ze digitale informatie veiligstellen. Wij bieden een oplossing voor de lange termijn, die toegankelijk en schaalbaar is.” 

Ook in de toekomst betekenisvol en bruikbaar

Met de migratie naar het e-Depot heeft Veldhoven een belangrijke stap gezet in het veiligstellen van haar digitale erfgoed. Videotulen en dossiers uit oude systemen zijn nu voor de lange termijn bewaard én toegankelijk voor inwoners.

Voor Gerhard is dat precies waar het om draait: “Archiveren gaat niet alleen om bewaren. Het gaat erom dat informatie ook in de toekomst betekenisvol en bruikbaar blijft. Dat is onze missie bij DE REE.” 

Wil je jouw vergaderingen ook duurzaam archiveren en beter toegankelijk maken? Neem dan contact met ons op via info@de-ree.nl, of bekijk hier hoe het er in de praktijk uitziet: