Videotulen: duurzaam archiveren en toegankelijk publiceren

Videotulen

Steeds meer overheidsinformatie is digitaal beschikbaar, en dat geldt ook voor politieke en bestuurlijke vergaderingen. Het dagelijkse bestuur van Nederland vergadert nogal wat af, en tegenwoordig worden van deze vergaderingen vaak beeldopnamen gemaakt, naast of in plaats van traditionele notulen. Deze opnames worden videotulen genoemd.

Maar hoe zorg je ervoor dat deze opnames niet alleen vindbaar en toegankelijk zijn voor iedereen, maar ook duurzaam worden gearchiveerd volgens de eisen van de Archiefwet?

Van opname naar digitaal archiefstuk

We hebben een model ontwikkeld waarmee videotulen (en audiotulen) zorgvuldig kunnen worden beheerd en beschreven binnen ons collectiebeheersysteem MAIS-Flexis, en gepubliceerd kunnen worden via MAIS-(M)DWS. Hiermee kunnen vergaderingen niet alleen worden opgeslagen als losse video’s, maar ook worden verrijkt met metadata zoals agendapunten, bijbehorende documenten, sprekersinformatie en eventueel ondertiteling.

Het resultaat: een duidelijk en samenhangend overzicht waarin in één oogopslag zichtbaar is wat er besproken wordt, door wie, en welke stukken daarbij horen.

Waarom is dit belangrijk?

De Archiefwet stelt duidelijke eisen aan het bewaren van overheidsinformatie. Losse video-bestanden zonder context en metadata voldoen niet aan deze vereisten voor duurzame toegankelijkheid. Bovendien zijn ze praktisch gezien moeilijk doorzoekbaar en inefficiënt in gebruik.

Er zijn vele voordelen om videotulen op een gestructureerde en toegankelijke manier te ontsluiten, waaronder:

• Voldoen aan de Archiefwet: volgens de Archiefwet moeten video- of audiotulen van bestuurlijke vergaderingen duurzaam worden bewaard. Ons model helpt overheden om dit op een toekomstbestendige manier te doen en te voldoen aan de eisen voor duurzame archivering.
• Verhoogde transparantie: belanghebbenden kunnen vergaderingen terugkijken met de bijbehorende context: welk onderwerp wanneer besproken werd, welke stukken daarbij horen en wie er aan het woord was.
• Verbeterde toegankelijkheid: gebruikers kunnen gericht zoeken op agendapunten of personen, en binnen de video eenvoudig navigeren via tijdsmarkeringen. Veel videotulen beschikken ook over ondertiteling. 
• Gebruiksvriendelijke presentatie: bij het afspelen van een video worden automatisch de relevante stukken en onderliggende informatie getoond. Hierdoor is het makkelijker om informatie terug te vinden, besluiten te herleiden of stukken te raadplegen, zonder eindeloos te scrollen.

Met videotulen geef je niet alleen invulling aan wettelijke verplichtingen, maar maak je bestuurlijke besluitvorming echt toegankelijk voor iedereen.

Hoe ziet dat eruit in de praktijk?

In (M)DWS worden de videotulen overzichtelijk gepresenteerd. Dit model biedt een gebruiksvriendelijke manier om gemeenteraadsvergaderingen te raadplegen:

• Directe navigatie naar specifieke agendapunten
• Realtime weergave van sprekers
• Gekoppelde documenten en bijlagen
• Volledige ondertiteling voor toegankelijkheid (indien beschikbaar)

Een voorbeeld van een vergadering in de zoekingang Videotulen op archieven.nl, van de Gemeente Veldhoven:

De video en bijbehorende informatie blijven gesynchroniseerd, ook wanneer gebruikers door de agenda en documenten bladeren.

Ook aan de slag met videotulen?

Wil je jouw vergaderingen ook duurzaam archiveren en beter toegankelijk maken? Neem dan contact met ons op via info@de-ree.nl.

Of klik hier om alvast even een kijkje te nemen.