MAIS-Flexis maakt digitaal archiveren simpel en veilig

MAIS-Flexis maakt digitaal archiveren simpel en veilig

Regelmatig worden gemeenten erop gewezen dat er een e-Depot voorziening beschikbaar moet worden gemaakt. Maar wat gaat erin, hoe zet je oude zaaksystemen veilig uit en hoe houd je informatie lang beschikbaar en bruikbaar? DE REE maakt het concreet en haalbaar met MAIS-Flexis en begeleiding van A tot Z.

Uitfaseren door archiveren

Eén platform voor drie informatiestromen

Het collectiebeheersysteem MAIS-Flexis ondersteunt de volledige keten in één omgeving:

• Papieren depots: wat staat waar, uitleningen, terugontvangst.
• Gedigitaliseerd papier: projectmatig scannen of ‘scanning on demand’.
• Digitaal geboren informatie (e-Depot): e-mails, documenten, video’s en data uit bron- en zaaksystemen.

Migreren zodat oude systemen uit kunnen

“Een groot winstpunt is dat DE REE data uit verouderde systemen in MAIS-Flexis laadt, zodat het oude systeem gecontroleerd kan worden uitgezet”, legt Ad uit. “We beginnen vaak met een proefdataset. Is deze fase afgerond, dan volgt de verwerking van de volledige dataset door ons: exporteren, converteren en inladen volgens de regels. Het resultaat: licentiekosten dalen, risico’s verdwijnen en dossiers blijven vindbaar. Met andere woorden: veilig uitfaseren zonder informatieverlies.”

Universiteiten: kennis veilig voor de toekomst

“Niet alleen gemeenten, maar ook universiteiten profiteren van MAIS-Flexis. Denk aan proefschriften, onderzoeksdata of belangrijke beleidsdocumenten”, somt Ad op. “Als deze veilig en voor de lange termijn worden bewaard, kunnen onderzoekers het later integraal doorzoeken. Dit is veel krachtiger dan losse documenten of oude systemen waar niemand meer bij kan. Voor kennisinstellingen, maar ook voor culturele instellingen, biedt het platform dus zekerheid: informatie blijft toegankelijk, leesbaar en bruikbaar, ook over tientallen jaren.”

Veiligheid en compliance

“Gegevensbescherming en compliancy staan bij ons voorop. Wij maken gebruik van onze eigen redundante infrastructuur in Nederland – dus niet bij externe cloud providers – met strikte autorisaties,” licht Ad toe. “Publicatie en openbaarheid volgen de Archiefwet; persoonsgegevens worden waar nodig geanonimiseerd. Ook sluiten we aan op overheidsstandaarden en ontwikkelingen van het NDE, het Netwerk Digitaal Erfgoed.”

Implementatie en support: direct met experts

“Bel je, dan krijg je direct iemand die inhoudelijk kan meedenken”, weet de directeur van DE REE. “MAIS-Flexis krijgt vier releases per jaar, waarbij de nieuwe functies in online workshops worden uitgelegd. Hierdoor worden klanten vaak geïnspireerd om de voor hun relevante vraagstukken met beschikbare functionaliteit eenvoudig in te vullen. Dat scheelt beheer, tijd én geld.”

DE REE zorgt voor basis voor morgen

“Gemeenten die een e-Depot beschikbaar willen krijgen, en universiteiten die hun kennis veilig voor de toekomst willen bewaren, vinden in ons een praktische partner: één platform voor drie informatiestromen, plus begeleiding bij het inladen van data uit oude systemen zodat die veilig uit kunnen. Start klein, bijvoorbeeld alleen met een e-Depot, en breid uit wanneer nodig. Alle functionaliteit om processen te ondersteunen is integraal al aanwezig; je neemt het in gebruik wanneer de organisatie er klaar voor is. Zo wordt digitaal archiveren geen obstakel, maar een zekere basis voor morgen”, besluit Ad zijn verhaal.