In de schijnwerpers: Videotulen

Videotulen

Voor het beheren, beschrijven en publiceren van vergaderingen is in samenwerking met de gemeente Veldhoven het model Vergaderingen met notulen of videotulen/audiotulen ontwikkeld. Met dit model is het mogelijk om de vergaderingen van het dagelijks bestuur van Nederland vast te leggen, te beschrijven en desgewenst te publiceren. Op (M)DWS vertaalt zich dit naar de zoekingang Videotulen waar je bijvoorbeeld gemeenteraadsvergaderingen of openbare bestuursvergaderingen van waterschappen kan vinden.

Het model in MAIS-Flexis bestaat uit de aet Vergadering met daaronder 4 speciale Vergader-rubrieken ook weer allen met onderliggende archiefeenheidsoorten en de inrichting is als volgt:

• Vergadering 
  • Vergaderagenda
    • Agendapunt: beschrijft het agendapunt en bevat altijd een start- en eindtijd behorend bij de video-/audiotulen. Met hiërarchisch daaronder:
      • Document: Beschrijft het document dat als onderlegger bij een agendapunt hoort.
      • Gebeurtenis in vergadering: Beschrijft een gebeurtenis, zoals Eerste termijn, Tweede termijn, Schorsing, Amendement, etc. De gebeurtenis in vergadering bevat ook altijd een start- en eindtijd behorend bij de video-/audiotulen.
  • Vergaderbijlagen
    • Document
  • Vergadermedia
    • Audiotulen: Hier worden de metadata van het videobestand opgenomen, met een bestandskoppeling naar het audiobestand
    • Videotulen: Hier worden de metadata van het videobestand opgenomen, met een bestandskoppeling het videobestand
    • Ondertiteling: Als de videotulen ondertiteld zijn dan kan dat hier worden ontsloten door de metadata te beschrijven, met een bestandskoppeling ondertitelingbestand
  • Vergaderdeelnemers
    • Persoon in vergadering: beschrijft de persoon die op moment x aan het woord is in de video-/audiotuul. Bevat altijd een start- en eindtijd van de spreker.

In MAIS-Flexis ziet het er zo uit:

Het mooie aan het model is dat de vergaderingen heel nauwkeurig ontsloten kunnen worden. Bij een juiste inrichting zal in de zoekingang Videotulen op (M)DWS bij het afspelen van een videobestand de bijbehorende agendapunten, besluitenlijsten, vergaderstukken etc. inclusief de bestanden getoond worden. De agendapunten zijn gemarkeerd op de “tijdlijn” van de video doordat in MAIS-Flexis per agendapunt een start- en een eindtijd is gedefinieerd en aan de hand van de markeringen kan er genavigeerd worden naar een vorige of volgende agendapunt bijvoorbeeld. Er wordt getoond wie er op dat moment aan het woord is en wanneer er ondertitelingen aanwezig zijn zullen die ook zichtbaar worden.

Een voorbeeld van een vergadering in de zoekingang Videotulen. Dit voorbeeld is van de Gemeente Veldhoven.

Wanneer men naar beneden scrolt om de documenten in te zien verplaatst de video mee naar beneden.

Een zeer compleet model met een mooie weergave op (M)DWS!

Wil je ook je vergaderingen in de schijnwerpers plaatsen, neem dan vooral contact op met support@de-ree.nl, dan voegen wij de betrokken archiefeenheidsoorten aan jullie  omgeving toe en richten we de zoekingang op Videotulen voor (M)DWS in.