In de schijnwerpers: Vergunningen

Vergunningen

Vergunningen zijn een essentieel instrument om een veilige, duurzame en eerlijk georganiseerde samenleving te creëren. Ze dienen niet alleen als wettelijke vereiste, maar ook als middel om het algemeen belang te beschermen en te bevorderen. Om in de behoefte te voorzien om ook deze bronnen op een gestructureerde en beheersbare manier te beschrijven en te ontsluiten is het model Vergunningen ontworpen.

Soorten vergunningen

Voor het toegankelijk maken van vergunningen geldt in ons collectiebeheersysteem MAIS-Flexis een speciaal model, waarin gebruik wordt gemaakt van zogenoemde ‘archiefeenheidsoorten’. Hiermee kan het model gebruikt worden voor onder andere de onderstaande documentsoorten:

• Bouwdossier (t.b.v. een bouwvergunning)
• Hinderwetvergunning
• Milieuvergunning
• Keurvergunning
• Sloopvergunning
• Omgevingsvergunning
• Vergunning
• Waterwetvergunning

Het is mogelijk om verschillende gegevens vast te leggen bij een vergunning. Voor een helder overzicht adviseren we om in ieder geval onderstaande informatie vast te leggen:

• Beschrijving
• Datering
• Datum vergunning
• Adres
• Perceel
• Persoon in vergunning
• Rechtspersoon in vergunning
• Orde
• Opmerkingen

Na publicatie zijn deze vergunningen te vinden in de zoekingang Vergunningen op archieven.nl.

Door locatiegegevens zoals een adres of een perceel te onderscheiden als aparte soorten in MAIS-Flexis wordt de algehele vindbaarheid van de documenten bevorderd; zowel binnen de applicatie, maar juist ook daarbuiten op bijvoorbeeld archieven.nl of bij publicatie op eigen website. Zo is de bouwvergunning hierboven bijvoorbeeld niet alleen terug te vinden via de zoekingang Vergunningen, maar ook via de zoekingang Locaties wanneer er specifiek op het adres wordt gezocht.

Personen en organisaties

Bij de aanvraag en uitgifte van vergunningen zijn natuurlijk ook mensen en organisaties betrokken. Dit kunnen zowel gewone burgers zijn als rechtspersonen, zoals bijvoorbeeld een naamloze vennootschap of een vereniging.

Door betrokken personen en organisaties apart op te nemen in het model, ontstaan extra zoekmogelijkheden. Belangrijk hierbij is dat er per persoon bepaald kan worden of de gegevens wel of niet openbaar gemaakt mogen worden, conform de geldende privacywetgeving (AVG). Dit betekent dat u per beschrijving kunt aangeven of deze gepubliceerd mag worden. Wanneer gegevens wél gepubliceerd worden, zijn personen vindbaar in de algemene zoekingang Personen, en rechtspersonen in de zoekingang Rechtspersonen op archieven.nl.

Interesse?

Neem gerust contact op via info@de-ree.nl, we geven je graag meer informatie.

Voor bestaande klanten kan ook de handleiding worden geraadpleegd. Hier vind je onder andere tips voor het beheersbaar houden van de toegangen, maar ook geven we advies over het werken met verzameldossiers wanneer bouwdossiers en vergunningen zijn geordend op basis van adres in plaats van een toegangsnummer en een inventarisnummer.