In de schijnwerpers: Vergunningen

Vergunningen

Vergunningen zijn een essentieel instrument om een veilige, duurzame en eerlijk georganiseerde samenleving te creëren. Ze dienen niet alleen als wettelijke vereiste, maar ook als middel om het algemeen belang te beschermen en te bevorderen. Om in de behoefte te voorzien om ook deze bronnen op een gestructureerde en beheersbare manier te beschrijven en te ontsluiten is het model Vergunningen ontworpen. De volgende archiefeenheidsoorten zijn op dit moment beschikbaar in MAIS-Flexis:

• Bouwdossier (t.b.v. een bouwvergunning);
• Hinderwetvergunning;
• Milieuvergunning;
• Keurvergunning;
• Sloopvergunning;
• Omgevingsvergunning;
• Vergunning;
• Waterwetvergunning.

Voor een helder overzicht adviseren we in ieder geval onderstaande gegevens vast te leggen bij de vergunningen:

• Beschrijving;
• Datering;
• Datum vergunning;
• Adres(sen), als een relatieflexveld naar de onderliggende archiefeenheidsoort Adres;
• Perce(e)l(en), als een relatieflexveld naar de onderliggende archiefeenheidsoort Perceel;
• Persoon in verg., als een relatieflexveld naar de onderliggende archiefeenheidsoort Persoon in vergunning;
• Rechtspers. in verg., als een relatieflexveld naar de onderliggende archiefeenheidsoort Rechtspersoon in vergunning;
• Orde;
• Opmerkingen.

In ons collectiebeheersysteem ziet het er dan als volgt uit:

Na publicatie zijn deze vergunningen te vinden in de zoekingang Vergunningen op archieven.nl.

Door locatiegegevens zoals een adres of een perceel te onderscheiden als aparte soorten in MAIS-Flexis wordt de algehele vindbaarheid van de records bevorderd; zowel binnen de applicatie, maar juist ook daarbuiten op bijvoorbeeld archieven.nl. De bouwvergunning hierboven is bijvoorbeeld ook terug te vinden in de zoekingang op Locaties:

Bij de aanvraag (en uitgifte) van vergunningen zijn uiteraard ook mensen of organisaties betrokken. Dit kunnen natuurlijke personen zijn maar ook rechtspersonen, zoals bijvoorbeeld een naamloze vennootschap. Naast locatiegegevens worden ook betrokken personen opgenomen in het model. Dit kan door de soorten Persoon in vergunning of Rechtspersoon in vergunning te gebruiken. Het voordeel van het verwerken van de personen op deze manier is dat op het niveau van de Persoon in vergunning gestuurd  kan worden op het wel of niet publiceren van de persoonsgegevens in lijn met de heersende AVG eisen. Wanneer wél gepubliceerd wordt is de Persoon in Vergunning vindbaar in de algemene zoekingang op Personen. Een Rechtspersoon in vergunning wordt getoond in een eigen zoekingang op Rechtspersonen.

Meer informatie of advies over het gebruik van het model Vergunningen kan gevonden worden in onze handleiding. Hier vind je onder andere tips voor het beheersbaar houden van de toegangen, maar ook geven we advies over het werken met verzameldossiers wanneer bouwdossiers en vergunningen zijn geordend op basis van adres in plaats van een toegangsnummer en een inventarisnummer. Naast de handleiding kan er ook contact opgenomen worden via mail: info@de-ree.nl.