Wanneer digitale informatie een risico voor gemeenten wordt

Wanneer digitale informatie een risico voor gemeenten wordt

Voor veel gemeenten is het een herkenbaar dilemma: de digitale informatie groeit elke dag. Alles ontstaat digitaal, verspreid over talloze systemen. Maar waar blijft al die informatie? Is het veilig opgeslagen? En kunnen we het straks nog terugvinden, laat staan overbrengen naar het archief?

Een stuwmeer aan digitale informatie

Het (pr)e-Depot als rustpunt in de keten

Het gevolg: data blijft hangen in systemen die daar nooit voor bedoeld zijn. “Daarom zoeken gemeenten steeds vaker naar een oplossing vóórdat informatie naar het e-depot gaat. Dat wordt ook wel een (pr)e-Depot genoemd”, legt Gerhard uit. “Het e-depot is het eindpunt van de informatieketen. Een (pr)e-Depot is een voorportaal dat directe erverlichting biedt. Gemeenten hebben hiermee hun digitale informatie in ieder geval netjes duurzaam opgeslagen, en zo is dat probleem opgelost. De informatie is geborgd, veilig en toekomstbestendig, zonder dat meteen aan alle strenge overdrachtseisen hoeft te worden voldaan.”

Van chaos naar controle met metadata

Maar het (pr)e-Depot doet meer dan alleen opslaan: het maakt zichtbaar wat er daadwerkelijk ís. “In het (pr)e-Depot extraheren we metadata en krijg je inzicht: wat voor data heb ik, wat ontbreekt er en wat klopt niet?”, vervolgt Gerhard zijn verhaal. “Dat is nodig, want in de praktijk schort het daar vaak aan. Metadata is vaak niet compleet, fout of tegenstrijdig. Adressen kloppen niet, gegevens ontbreken en waarderingsinformatie is conflicterend.”

Verschonen, verrijken en waarderen

Gerhard: “Door data te schonen en te verrijken ontstaat weer grip. Dan kun je die metadata modelleren, aanvullen en verbeteren, zodat je voorbereid bent op overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Een belangrijk, maar vaak onderschat onderdeel is waardering. Digitale informatie van een gemeente moet worden gewaardeerd: bewaren voor de lange termijn of op termijn vernietigen.”

In de praktijk gaat dat vaak mis

“Soms staat er geen bewaartermijn bij, soms geen datum en soms moet iets zowel bewaard als vernietigd worden. Dat levert conflicterende data op”, weet Gerhard. “Het (pr)e-Depot biedt hier structuur. Je kunt die conflicterende waarderingsinformatie oplossen en vervolgens netjes vernietigen volgens de regels.”

Toegankelijk maken en beschikbaar stellen

Vanuit het (pr)e-Depot kan digitale informatie ook beschikbaar worden gesteld aan (eind)gebruikers. “Dat kan op internet, mits de aard van de informatie dat toelaat”, licht Gerhard toe. “Maar het kan ook specifiek beschikbaar worden gesteld aan geautoriseerde gebruikers en gebruikersgroepen. Zo kan digitaal materiaal, dat bijvoorbeeld voor uitplaatsing in aanmerking komt, beschikbaar worden gesteld aan ambtenaren van de betreffende gemeente en doorzoekbaar worden gemaakt.”

Voor elke gemeente een oplossing

“We hebben inmiddels meerdere gemeenten geholpen,” besluit Gerhard. “We hebben digitale informatie uit legacy-systemen veiliggesteld en duurzaam opgeslagen. De metadata hebben we geëxtraheerd naar ons archiefbeheersysteem, waar die geschoond, verrijkt en beschikbaar gesteld kan worden.”

Benieuwd wat DE REE voor jouw gemeente kan betekenen? Neem gerust contact met ons op.